Comment bien gérer vos mails

Chronique

26.06.2016 …

Par Bernieshoot

Tournesol

Conseils pour le contenu d'un message email.

Partage d'expérience

Voici un article que j’écris pour vous faire partager mon expérience de l’utilisation de la messagerie électronique.

Certes il existe des quantités d’articles sur le sujet sur le web mais mon propos est de vous part de mon retour d’expérience et d’échanger avec vous sur cet outil qui a bouleversé nos habitudes de communication.

Ce qui m’intérèsse c’est de partager avec vous des astuces, des erreurs à ne pas commettre et améliorer votre relation avec cet outil qui a envahit notre quotidien.

Des erreurs à ne pas commettre

Le contenu de votre message est bien sûr le point clé puisqu'il va délivrer ce que vous voulez exprimer. Il sera d’ailleurs important une fois que vous aurez finalisé votre contenu de vérifier son adéquation avec l’objet de votre message (cross-check).

Vérifier l' adéquation avec l’objet de votre message

Quoi de plus désagréable que de recevoir un mail dont l’objet a peu ou prou de cohérence avec son contenu. Pensez-vous toujours à l’état d’esprit de votre ou vos destinataires en ouvrant et lisant votre message. Le risque si l’objet était juste là avec une intention d’accroche c’est que votre destinataire ne lise pas complètement et le supprimer sans prendre la peine de vous répondre et là l’objectif que votre mail soit lu sera totalement raté. Pire, en cas de demande de rendez-vous ou de demande d’emploi le risque est que vos prochains mails ne soient même pas ouverts.

L’objectif que votre mail soit lu sera totalement raté

Le contenu d’un mail doit être différencié de celui d’une lettre. Soyez bref, précis, utiliser les mots justes.

Une des erreurs est d’écrire un mail comme si votre destinataire était en face de vous. Il ne l’est pas et votre mail sera peut-être lu dans une heure, un jour, une semaine ou jamais.

Faites des phrases courtes. Soignez la ponctuation, c’est elle qui va marquer le rythme de lecture de votre destinataire.

Une seule idée par paragraphe et au maximum 3 paragraphes par mail. Si vous avez besoin de vous fournir plus d’explications alors ne le fait pas dans le contenu du mail Utiliser un traitement de texte pour structurer votre pensée et joignez le document à votre mail.

Utilisez le format pdf pour vos pièces-jointes

Attention voici les 3 principales erreurs à ne pas commettre avec l’envoi d’un mail avec une pièce jointe :

La première oublier la pièce-jointe. Qui ne l’a pas fait ? et là en général au mieux vous avez une volée de retour de mail vous la demandant (ironiquement) au pire vous donner l’image de quelqu’un qui manque de rigueur (demande d’emploi ou de stage par exemple)
Votre destinataire a-t-il le bon logiciel (ou la bonne version) pour ouvrir votre pièce-jointe, utilisez le format pdf pour vos pièces-jointes vous évitera bien des soucis.
Votre messagerie ou celle de votre destinataire limite peut-être la taille de vos pièces jointes. Au mieux votre message ne partira pas, au pire il n’arrivera jamais et toutes les messageries ne vous informeront pas forcément de ce cas.

Pour conclure le contenu de votre message, n’oubliez pas de le signer et d’ajouter vos coordonnées si vous pensez que c’est utile.

Photo de couverture prise le dimanche 31 août 2014 : « Le jardin extraordinaire »

Une animation à l’entrée gratuite née d’une rencontre entre agriculteurs et artistes dont l’objectif est de rendre l’Art accessible à tous.

“ une rencontre entre agriculteurs et artistes „

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jazzy57

03/07/2016 23:27

Merci beaucoup pour les conseil judicieux . Je note pour les envois en pdf pour les photos . Bonne soirée Bises